Secara harfiah, Event Organizer(EO) ialah pihak atau penyedia jasa profesional yang menyesuaikan keberlangsungan suatu acara.
Sebuah EO Jakarta ‘sendiri memang telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun didalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Definisi EO
Berdasarkan buku Modul Manajemen Event oleh Rr. Chusnu Syarifa, event organizer atau EO adalah sekelompok orang yang mengupayakan di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi alur acara.
Susunan acara yang diatur oleh EO jadi berasal dari segi kreatif, persiapan, sampai pelaksanaan sampai selesai. Suatu EO memiliki tujuan untuk membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkan.
Selain itu, berasal dari aktivitas yang diadakan memiliki tujuan untuk mendapatkan keuntungan di ke dua belah pihak. Baik penyelenggara maupun yang ada terhadap saat aktivitas berlangsung. Keuntungan ini tidak perlu berbentuk material, tapi juga sanggup berbentuk non-material.
Menjadi EO Kantor
Apa itu Event Organizer Kantor (EOK)?
EOK adalah pengelola suatu aktivitas di kantor (pengorganisir acara). Menjadi event organizer kantor, terkandung sebagian perihal penting yang perlu diketahui diantaranya:
1. Jobdesc (Deskripsi Pekerjaan)
Ada 3 (tiga) fase pekerjaan EOK yakni sebelum saat acara, saat acara dan sesudah acara.
1) Hal-hal yang dijalankan saat sebelum saat acara pada lain:
a. Membuat ruang diskusi tim, contohnya Whatsapp grup
b. Bonding atau menjalin ikatan bersama dengan tim
c. Membuat TOR (Term of Reference) acara
d. Mengadakan pertemuan pertama
e. Rapat bersama dengan tim kreatif
f. Melaksanakan dan memonitoring to do list (daftar tugas yang perlu diselesaikan)
g. Memimpin rapat
h. Mencari pengisi hiburan/penampil
i. Memastikan bahan tayang
j. Memastikan pejabat/orang penting yang hadir
k. Memimpin setiap gladibersih
2) Hal-hal yang dijalankan saat acara pada lain:
a. Tim acara perlu siap sedikitnya 1 jam sebelum saat acara
b. Pengecekan akhir (final check)
c. Menyemangati dan mempunyai keadaan jadi positif
d. Timekeeper
e. Membuat ketentuan yang terbaik andaikan berjalan hal-hal yang tidak direncanakan
3) Hal-hal yang dijalankan sesudah acara pada lain:
a. Rapat evaluasi
b. Mengecek dan melakukan to-do list after event, contoh : membuat laporan, mempersiapkan sertifikat, tulisan fasilitas sosial pelaksanaan acara
c. Siap sedia kapanpun ditanya berkenaan acara yang telah diselenggarakan.
2. Teknik dan Strategi
Beberapa teknik dan kiat yang sanggup dijalankan pada lain membuat:
1) TOR (Term Of Reference)/ Buku Panduan Acara
TOR adalah penjelasan lengkap yang berbentuk berkas ataupun dokumen berkenaan landasan, tujuan, dan juga struktur proyek yang akan langsung dilakukan. Selain itu, TOR juga memuat berkenaan perjanjian, jadwal pertemuan, dan juga negosiasi yang telah atau akan dijalankan oleh pihak yang terkait bersama dengan proyek tersebut.
Dapat dikatakan bahwa TOR adalah wejangan atau acuan didalam pelaksanaan sebuah proyek. Tim project management merupakan pihak yang dipercaya untuk membuat dan juga menyusun TOR ini.
Apa Saja Isi TOR?
1. Latar Belakang
2. Uraian Kegiatan
3. Maksud dan Tujuannya
4. Metode dan Tahapan
5. Jadwal dan Tempat
6. Produk/Output
7. Tim Evaluasi
8. Logistik dan Anggaran
9. Pelaksana dan Penanggung Jawab
2) Narahubung
Tujuan pencantuman narahubung adalah untuk memudahkan masyarakat untuk mendapatkan Info seputar aktivitas yang diminati.
3) Timeline
Yaitu dokumen/table yang digunakan untuk menyesuaikan pada saat dan pekerjaan yang perlu dilakukan. Timeline dibuat agar memantau daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan didalam saat tertentu.
3. Etika
Etika yang perlu dimiliki EOK:
1) Mengetahui bersama dengan sadar jobdesk masing-masing bagian tim
2) Menjadi EOK adalah sebuah ajang pengembangan diri dan refreshing, bukan dijadikan beban.
3) Just be Human, mengeluhlah bersama dengan porsi dan keadaan.
4) HARUS sadar segala progress, rencana dan cermat sebuah acara
5) Tim bonding
6) Leadership + Koordinasi yang baik
7) TEPAT WAKTU
8) Mencari banyak referensi bersama dengan langkah mengikuti aktivitas yang dijalankan oleh orang lain
9) Kata maaf, tolong dan menerima kasih adalah keharusan
4. Ide dan Intuisi
1) Ide
· Ide yang baik adalah inspirasi yang diwujudkan
· Diskusi bersama dengan menerima inspirasi satu mirip lain, tanpa menjatuhkan tapi saling membantu dan berikan masukan.
· Ide diniatkan untuk perihal baik dan tidak punyai motif yang buruk
2) Bagaimana jadi seseorang yang punyai ide?
· Tidak ada orang yang terlahir langsung penuh bersama dengan ide, seluruhnya dibentuk berasal dari pengalaman, keberanian memberikan dan pertanggungawaban atas inspirasi yang dilontarkan.
· ATM: Amati, Tiru dan Modifikasi
· Lingkungan yang supportif
· Kekuatan Mimpi
· Sering memirsa acara baik di TV, Youtube dll
· Penuh rasa menginginkan sadar dan berani mencoba
· Membaca buku
3) Intuisi seorang EOK
· Intuisi nampak bukan secara tiba-tiba, tapi merupakan buah pikiran, kalkulasi berasal dari banyaknya moment yang di lewati yang jadi pengalaman dan menciptakan ketentuan yang lebih baik.
· Sehingga sering-seringlah jadi EOK untuk menciptakan intuisi yang baik.
· Tips: coba semua bidang yang ada didalam suatu susunan kepanitiaan acara, sesudah itu kau akan lebih sadar dan peka bersama dengan satu mirip lain.